Autor: Vlad

Przejście na system ERP Voopty może znacząco ułatwić zarządzanie placówką edukacyjną lub szkołą online. Jednak aby wdrożenie przebiegło pomyślnie, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie. Jasno określone kroki oraz uporządkowane dane pomogą uniknąć potencjalnych trudności i zapewnią płynne przejście.

Voopty to specjalistyczny system dla placówek edukacyjnych, który integruje funkcje automatyzacji, zarządzania studentami i finansami. W tej liście kontrolnej znajdziesz najważniejsze aspekty, które warto uwzględnić, aby konfiguracja i uruchomienie systemu były jak najbardziej efektywne i wygodne.

Kroki przygotowawcze do przejścia na system CRM Voopty:

Ocena potrzeb biznesowych.
Przed wdrożeniem ERP Voopty przeanalizuj potrzeby swojej placówki edukacyjnej. Na tym etapie należy określić:

• Kluczowe procesy wymagające automatyzacji;
• Liczbę studentów, nauczycieli i administratorów, którzy będą korzystać z systemu;
• Specyfikę harmonogramu, operacji finansowych i komunikacji w Twojej instytucji.

Zapoznanie się z funkcjonalnością systemu CRM Voopty.

Przygotowanie podstawowych informacji.
Dane, na podstawie których zostanie utworzone Twoje konto Voopty, obejmują:

• Listę aktywnych studentów wraz z ich danymi kontaktowymi;
• Dane nauczycieli, administratorów i współwłaścicieli szkoły;
• Nazwy typów lekcji oraz szczegółowe informacje o istniejących abonamentach;
• Informacje o kursach i grupach, harmonogram zajęć grupowych;
• Harmonogram zajęć indywidualnych studentów;
• Aspekty finansowe – abonamenty, saldo lekcji/środków, zadłużenie itp.;
• Informacje do sekcji „Pozyskiwanie i utrzymanie klientów” – dane kontaktowe potencjalnych klientów, nazwy lejków sprzedażowych itp.

Przejrzysta organizacja tych danych ułatwi ich integrację z systemem Voopty.

Nasza rada – na etapie przygotowań do przejścia wyznacz odpowiedzialnego administratora lub menedżera, który będzie kontrolować każdy etap, dobrze rozumie strukturę Twojej firmy, szybko nauczy się podstawowych umiejętności technicznych i będzie wsparciem dla całego zespołu podczas przechodzenia na system CRM.

Zaplanowanie etapowego przejścia na system ERP. Można go podzielić następująco:

• Testowe uruchomienie – konfiguracja niewielkiej części danych i testowanie działania systemu;
• Główne uruchomienie – przeniesienie wszystkich niezbędnych danych do systemu;
• Szkolenie zespołu – organizacja szkoleń dla nauczycieli i administratorów.

Funkcje, które ułatwią i przyspieszą przejście na system CRM Voopty.

Zalecamy zapoznanie się z materiałami na kanale YouTube Voopty. W szczególności warto zwrócić uwagę na filmy dotyczące konfiguracji harmonogramu, automatycznych powiadomień i modułów finansowych.

Nasi specjaliści mogą również zorganizować demonstrację systemu w Google Meet w dowolnym dogodnym dla Ciebie dniu i godzinie, aby wizualnie zaprezentować sposób działania systemu i przedstawić główne sekcje.

Wsparcie techniczne Voopty jest dostępne na Telegramie. Możesz kontaktować się z naszym zespołem od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00–18:00 (czasu kijowskiego). To znacznie ułatwi proces przejścia i konfiguracji systemu.

Dodatkowo, jeśli opłacisz 3 miesiące korzystania z systemu z góry, specjaliści Voopty skonfigurują Twoje konto „pod klucz” zgodnie z potrzebami Twojej placówki edukacyjnej. To pozwoli Ci zaoszczędzić jeszcze więcej czasu i szybciej rozpocząć pracę.

We współczesnym świecie efektywne zarządzanie czasem jest koniecznością. To pewna aksjomatyczna zasada wśród menedżerów i dyrektorów, którzy dążą do maksymalnego oszczędzania czasu i wysiłku, jednocześnie automatyzując wszystkie kluczowe procesy w najlepszy możliwy sposób. Automatyczne przypomnienia i powiadomienia stały się niezastąpionym narzędziem dla centrów edukacyjnych i szkół online. Dlatego właśnie system CRM Voopty pozwala znacznie zwiększyć efektywność pracy nauczycieli, administratorów i uczniów.

Voopty to coś więcej niż zwykły CRM do zarządzania biznesem. To wyspecjalizowany system CRM/ERP, stworzony specjalnie z myślą o potrzebach placówek edukacyjnych. Pomaga skutecznie kontrolować wszystkie procesy, w tym dzięki funkcji automatycznych przypomnień i powiadomień.

Instrukcja krok po kroku dotycząca konfiguracji automatycznych przypomnień i powiadomień w systemie CRM Voopty:

1. Zaloguj się do platformy Voopty za pomocą swojego loginu i hasła. Jeśli jesteś nowym użytkownikiem – zarejestruj się.
2. Przejdź do sekcji CRM „Powiadomienia”. Znajdziesz ją w głównym menu po lewej stronie, klikając na trzy poziome kreski.
3. W sekcji „Powiadomienia” masz możliwość skorzystania z dwóch podsekcji – „Wysyłki” i „Przypomnienia”.
4. Po wybraniu jednej z podsekcji zapoznasz się ze wszystkimi opcjami i określisz, które powiadomienia są potrzebne w danej sytuacji:
   • Wysyłki – ta podsekcja pozwala tworzyć i automatyzować masowe powiadomienia dla uczniów lub ich rodziców. Możesz informować o ważnych wydarzeniach w placówce edukacyjnej lub na przykład o przerwach świątecznych. Można to skonfigurować zarówno dla uczniów z sekcji „Moi klienci”, jak i dla potencjalnych klientów z sekcji „Pozyskiwanie i utrzymanie klientów”. Aby lepiej zrozumieć, obejrzyj film instruktażowy na naszym kanale YouTube o wysyłkach.
   • Przypomnienia – ta podsekcja jest specjalnie zaprojektowana do konfigurowania przypomnień osobistych. Możesz ustawić wyzwalacze automatycznych wiadomości w zależności od potrzeb, np.:
     • Przypomnienie o nadchodzących lekcjachPrzypomnienie o zaległościach w płatnościachPrzypomnienie o kończącym się abonamencie
     Przypomnienia można skonfigurować zarówno dla nauczycieli, jak i uczniów, wybierając czas, kiedy powiadomienie powinno dotrzeć do adresata – od 1 do 24 godzin przed wydarzeniem. Więcej informacji na temat konfiguracji znajdziesz w filmie na YouTube o przypomnieniach.

W systemie CRM Voopty można wybrać różne kanały do wysyłki przypomnień:

• E-mail
• Bot Telegram/Viber

To zależy od tego, jakie dane zostały zapisane w karcie nauczyciela lub klienta – adres e-mail lub numer telefonu (pod warunkiem, że adresat subskrybował chatbota Twojej placówki).

Po zakończeniu konfiguracji i sprawdzeniu poprawności – aktywuj funkcję i przetestuj ją.

📌 Rekomendacja: wyślij testowe powiadomienie, aby upewnić się, że wszystko działa poprawnie.

Korzyści z automatycznych przypomnień i wysyłek:

• Poprawa dyscypliny uczniów – regularne przypomnienia o lekcjach i zadaniach pomagają uczniom być bardziej zorganizowanymi i unikać nieobecności.
• Bardziej efektywna praca nauczycieli i administratorów – dzięki automatyzacji rutynowych procesów pracownicy mogą skupić się na ważniejszych zadaniach.
• Lepsza komunikacja – powiadomienia wielokanałowe gwarantują, że wiadomości dotrą do adresatów – zarówno przez e-mail, jak i przez wiadomość w chatbotcie.
• Pełna integracja z innymi modułami – Voopty synchronizuje powiadomienia z harmonogramem, danymi finansowymi i zadaniami, zapewniając płynne działanie systemu.

Korzystanie z automatycznych przypomnień i powiadomień w systemie ERP Voopty pomaga:

✅ Poprawić dyscyplinę uczniów
✅ Zoptymalizować codzienną pracę nauczycieli i administratorów
✅ Poprawić komunikację między wszystkimi uczestnikami procesu edukacyjnego

Dzięki integracji harmonogramu, modułów finansowych i zadań, Voopty zapewnia pełną kontrolę nad wszystkimi procesami.

Systemy CRM stały się nieodłączną częścią nowoczesnych przedsiębiorstw.

Ich głównym celem jest organizacja pracy z klientami, optymalizacja procesów wewnętrznych oraz zwiększenie efektywności zespołu, ponieważ komfort pracowników jest kluczowy dla rozwoju biznesu.

Voopty CRM to wygodne, elastyczne i funkcjonalne narzędzie, które idealnie nadaje się dla małych i średnich firm.

Dlaczego Voopty to idealny system dla zespołu?

Wygoda i intuicyjność.

Voopty zostało zaprojektowane tak, aby użytkownicy mogli szybko odnaleźć się w interfejsie, nawet jeśli wcześniej nie korzystali z systemów CRM. Prostota użytkowania skraca czas adaptacji pracowników.

Elastyczne ustawienia.

System pozwala dostosować funkcjonalność do specyfiki Twojej firmy. Możesz dodawać nowe pola, tworzyć automatyzacje dostosowane do Twoich potrzeb oraz integrować system z innymi usługami, np. telefonią Binotel, systemami płatności WayForPay, LiqPay i Stripe.

Wsparcie Voopty.

Voopty zapewnia wysokiej jakości wsparcie klienta przez Telegram oraz wideospotkania w Google Meet. Dzięki temu można szybko i skutecznie rozwiązywać wszelkie kwestie i zapewnić sprawne wdrożenie systemu.

Jak odpowiednio przygotować zespół do pracy z Voopty?

Ocena potrzeb biznesowych.

Przed wdrożeniem Voopty ważne jest, aby określić, jakie zadania ma realizować system CRM. Może to być zarówno zarządzanie bazą klientów, jak i automatyzacja raportowania. Voopty, dzięki swojej szerokiej funkcjonalności, spełnia te i wiele innych potrzeb.

Szkolenie pracowników. Zespół Voopty CRM oferuje kilka opcji wsparcia:

✅ Czat wsparcia w Telegramie: Jeśli masz pytania, zespół Voopty szybko odpowie w czacie Telegram, pomoże skonfigurować konto i wyjaśni zasady działania systemu CRM.

✅ Wideospotkania w Google Meet: Jeśli zespół potrzebuje szczegółowego wyjaśnienia wizualnego, specjaliści Voopty zorganizują spotkanie, podczas którego krok po kroku pokażą, jak korzystać z systemu CRM.

✅ Filmy instruktażowe na YouTube: Kanał YouTube Voopty oferuje wideoinstrukcje dotyczące konfiguracji systemu, a także odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania klientów.

Etap wdrożenia.

Rekomendujemy założenie konta w Voopty i skorzystanie z 14-dniowego bezpłatnego okresu próbnego, aby dostosować system do potrzeb Twojej firmy razem z zespołem. To pomoże zidentyfikować trudności w użytkowaniu systemu i wprowadzić niezbędne korekty już na początkowym etapie użytkowania.

Voopty CRM to doskonały wybór.