Miesiąc: luty 2025

W poprzednim artykule omawialiśmy konta nauczycieli, a teraz skupimy się na kontach klientów i zarządzaniu abonamentami.

Dlaczego abonamenty są potrzebne w systemie CRM?

Jeśli klient płaci z góry za określoną liczbę zajęć, ważne jest monitorowanie daty rozpoczęcia i zakończenia oraz pozostałej liczby lekcji. Voopty CRM robi to automatycznie, eliminując konieczność ręcznego prowadzenia zapisów i zapobiegając błędom. Koniec z papierową dokumentacją i nieporozumieniami!

Jak utworzyć i skonfigurować abonament?

1. Przejdź do menu → „Cenniki i abonamenty” → „Szablony abonamentów”.
2. Utwórz nowy szablon abonamentu, określając następujące parametry:
   • Nazwa i opis
   • Opcja Freestyle (umożliwia dostosowanie abonamentu w momencie sprzedaży)
   • Cena
   • Liczba zajęć
   • Okres ważności
   • Typ zajęć
3. Skonfiguruj dodatkowe opcje:
   • „Nakładające się abonamenty”
   • „Może być używany przez wielu klientów” (umożliwia sprzedaż abonamentu kilku uczniom jednocześnie).
4. Zapisz abonament.

Po tych krokach Voopty automatycznie zarządza wszystkimi abonamentami utworzonymi na podstawie szablonu.

Jak przywrócić wygasłe lub niewykorzystane abonamenty?

Voopty CRM pozwala przywrócić wygasłe lub niewykorzystane abonamenty. Aby to zrobić:

1. Znajdź wszystkie nieaktywne abonamenty.
   • Przejdź do sekcji „Raport abonamentów”.
2. Ustaw okres karencji.
   • Domyślnie raport pokazuje tylko aktywne abonamenty.
   • Zmień zakres dat na taki, który obejmuje wymagany okres i kliknij „Aktualizuj”.
3. Przeglądaj wygasłe abonamenty.
   • Będą one wyświetlane przekreślone i półprzezroczyste, ponieważ są obecnie nieaktywne.
   • Kliknij na abonament, aby zobaczyć szczegóły.

Przykład: jak przedłużyć abonament?

Jeśli klient miał abonament Standard, który rozpoczął się 16 marca, ale wykorzystał tylko 1 zajęcia (zaznaczone na czerwono), a 7 pozostało niewykorzystanych (zaznaczone na zielono):

1. Otwórz konto klienta w raporcie abonamentów.
2. Nowe okno wyświetli szczegóły abonamentu i historię uczestnictwa.
3. Kliknij trzy pionowe kropki w prawym górnym rogu i wybierz „Edytuj”.
4. Przedłuż okres ważności abonamentu i, jeśli to konieczne, dodaj dodatkowe zajęcia jako bonus, aby zatrzymać klienta.
5. Kliknij „Przedłuż”, aby zapisać zmiany.

Po odświeżeniu raportu wszystkie zmiany zostaną uwzględnione w systemie i będziesz mógł kontynuować pracę z kolejnymi klientami.

Voopty CRM sprawia, że zarządzanie abonamentami jest proste i w pełni zautomatyzowane!

Każdy właściciel firmy przynajmniej raz spotkał się z sytuacją, w której odchodzi kluczowy pracownik, a wraz z nim cała zbudowana baza klientów. Wtedy znów i znów, jak w filmie „Dzień świstaka”, trzeba tłumaczyć nowym pracownikom procedury pracy z klientami oraz wszystkie szczegóły i niuanse współpracy.

Jeszcze trudniej jest monitorować bieżące procesy biznesowe: które płatności zostały dokonane, które nie, jakich klientów straciliśmy i dlaczego. A jeszcze gorzej – jeśli menedżer nie jest na miejscu i musi pędzić do biura lub wykonywać dziesiątki nerwowych telefonów, aby dowiedzieć się, co się stało. Jeśli przynajmniej jedna z tych sytuacji brzmi znajomo, mamy dla Ciebie dobrą wiadomość.

Twoja firma potrzebuje zautomatyzowanego systemu zarządzania, czyli innymi słowy – CRM dla szkoły muzycznej, centrum korepetycji lub klubu fitness.

Co oferuje Voopty CRM?

Voopty CRM systematyzuje wszystkie informacje o każdym kliencie, wykonanej pracy, wysłanych i otrzymanych dokumentach. Dzięki tej aplikacji będziesz mógł zdalnie kontrolować stan firmy, śledzić harmonogramy, zmieniać je w czasie rzeczywistym, a co najważniejsze – zarządzać całym biznesem bezpośrednio z telefonu komórkowego.

Brzmi zaskakująco? 80% użytkowników Voopty pracuje wyłącznie na smartfonach.

Ty i Twój zespół możecie z łatwością:

✔ Wyszukiwać i zarządzać informacjami o klientach i uczniach
✔ Pracować z raportami
✔ Zmieniać harmonogramy
✔ Tworzyć konta użytkowników
✔ Edytować dzienniki i dokumenty
✔ Dodawać i usuwać klientów
✔ Sprawdzać statystyki procesów biznesowych

I to wszystko podczas podróży, jazdy taksówką lub odpoczynku z rodziną. Potrzebny jest tylko smartfon i dostęp do Internetu!

Nieograniczony dostęp do Voopty CRM dla wszystkich pracowników

Voopty CRM umożliwia nieograniczoną liczbę użytkowników, co oznacza, że każdy pracownik może mieć dostęp do systemu.

✔ Nauczyciele online mogą sprawdzać swoje harmonogramy, planować zajęcia z uczniami i monitorować swoje obciążenie pracą.
✔ Menedżerowie i administratorzy mogą zarządzać abonamentami, monitorować napływ nowych klientów, a co najważniejsze – pracować w elektronicznej bazie danych, która nie ginie, w przeciwieństwie do dokumentacji papierowej.

Dlaczego warto wybrać Voopty CRM?

✔ Wszystkie dane klientów są przechowywane w jednej, zabezpieczonej bazie – nie można ich zgubić, jak w przypadku dokumentów papierowych.
✔ Możliwość pracy na telefonie – pełna mobilność i dostęp do systemu z dowolnego miejsca.
✔ Zautomatyzowane procesy – nie trzeba ciągle szkolić nowych pracowników.
✔ Bezpieczeństwo danych – dostęp do informacji tylko dla upoważnionych użytkowników.
✔ Intuicyjny interfejs – łatwa obsługa bez długiego wdrażania.
✔ Nieograniczona liczba użytkowników – jeden system dla całego zespołu.

Voopty CRM – dostęp z dowolnego miejsca na świecie

Dzięki technologii chmurowej Voopty możesz pracować z każdego miejsca na świecie – wystarczy tylko dostęp do Internetu!

Podsumowanie – dlaczego Voopty CRM?

Voopty CRM sprawi, że Twoja firma będzie stabilna, przejrzysta, zorientowana na klienta oraz bezpieczna. System zapewnia ochronę bazy klientów i upraszcza zarządzanie biznesem.

Czy to nie jest marzenie każdego menedżera?

Czy klienci często zapominają o lekcjach lub płatnościach? Dziś omówimy, jak skonfigurować powiadomienia i przypomnienia za pomocą systemu CRM Voopty. Można to zrobić na kilka sposobów: przez e-mail, Viber lub Telegram.

1. Metoda – E-mail

Jeśli korzystasz z powiadomień e-mail, upewnij się, że w profilu klienta podany jest poprawny adres e-mail lub wprowadź go do jego konta. W takim przypadku klient zostanie automatycznie dodany do listy odbiorców Twoich powiadomień.

Następnie przejdź do „Wiadomości” → „Przypomnienia” i wybierz parametry wysyłki wiadomości. Możesz:

✔ Powiadamiać klientów i nauczycieli o nowych rezerwacjach
✔ Przypominać o zaległych płatnościach
✔ Informować, że abonament dobiega końca
✔ Przypominać nauczycielom i uczniom o nadchodzących lekcjach

Możesz także określić, ile czasu przed lekcją ma zostać wysłane przypomnienie. W systemie dostępny jest przykładowy szablon wiadomości, który można spersonalizować dla każdego klienta lub nauczyciela. Można również dodać automatyczne, grzecznościowe zakończenie wiadomości.

Po zapisaniu ustawień system powiadomień zostanie aktywowany. W prawym panelu zobaczysz analizę wysłanych i niewysłanych wiadomości oraz ewentualne powody błędów.

2. Metoda – Tworzenie chatbota Viber

Aby utworzyć chatbota Viber, skorzystaj z Viber Admin Panel, gdzie zostanie wygenerowany token bota. W tym celu:

1. Zaloguj się do panelu administracyjnego, używając numeru telefonu zarejestrowanego w Viber
2. Kliknij „Create Bot Account” i wypełnij wszystkie wymagane pola
3. Po utworzeniu konta system automatycznie wygeneruje token – skopiuj go

Następnie podłączamy Viber do systemu CRM Voopty. Skontaktuj się z nami, a nasi programiści pomogą Ci dodać chatbota.

Ostatnim krokiem jest subskrypcja własnego chatbota Viber, aby dodać go do swojego profilu i przetestować działanie powiadomień przed wdrożeniem.

3. Metoda – Chatbot Telegram

1. Otwórz Telegram i zaloguj się na swoje konto lub utwórz nowe
2. Wyszukaj @BotFather i wybierz oficjalnego bota (oznaczonego niebieskim znakiem)
3. Kliknij „Start”, aby aktywować BotFather
4. Wyślij komendę /newbot

Następnie musisz podać:
✔ Nazwę bota – klienci zobaczą ją podczas rozmowy z botem
✔ Unikalną nazwę użytkownika bota – umożliwia odnalezienie bota w Telegramie (nazwa musi być unikalna i kończyć się na „bot”)

Po wybraniu nazwy bot zostanie utworzony. Następnie wróć do @BotFather i wyślij komendę /token. Wybierz swojego nowo utworzonego bota i skopiuj wygenerowany token.

Dalszą konfiguracją zajmie się zespół Voopty CRM. Przekaż token naszemu menedżerowi, a my wraz z programistami podłączymy bota do Twojego konta. Po zakończeniu konfiguracji bot zostanie aktywowany.

Masz pytania?

Zespół Voopty CRM jest zawsze gotowy do pomocy. Skontaktuj się z nami mailowo lub przez Telegram, a odpowiemy na wszystkie Twoje pytania!