Author: Vlad

Pāreja uz ERP sistēmu Voopty var ievērojami vienkāršot mācību iestādes vai tiešsaistes skolas pārvaldību. Tomēr, lai veiksmīgi ieviestu sistēmu, ir svarīgi rūpīgi sagatavoties. Skaidri definēti soļi un sakārtoti dati palīdzēs izvairīties no iespējamām grūtībām un nodrošinās vienmērīgu pāreju.

Voopty ir specializēta sistēma izglītības iestādēm, kas integrē automatizācijas, studentu vadības un finanšu funkcijas. Šajā kontrolsarakstā ir norādīti galvenie aspekti, kas jāņem vērā, lai sistēmas iestatīšana un palaišana būtu pēc iespējas efektīvāka un ērtāka.

Sagatavošanās soļi pārejai uz Voopty CRM sistēmu:

Uzņēmuma vajadzību novērtēšana.
Pirms ERP Voopty ieviešanas analizējiet savas izglītības iestādes vajadzības. Šajā posmā jānosaka:

• Galvenie procesi, kuriem nepieciešama automatizācija;
• Studentu, skolotāju un administratoru skaits, kas izmantos sistēmu;
• Jūsu grafika, finanšu darbību un komunikācijas īpatnības.

Iepazīšanās ar Voopty CRM sistēmas funkcionalitāti.

Pamata informācijas sagatavošana.
Informācija, uz kuras pamata tiks izveidots jūsu Voopty konts, ietver:

• Aktīvo studentu saraksts ar viņu kontaktinformāciju;
• Dati par skolotājiem, administratoriem un skolas līdzīpašniekiem;
• Nodarbību veidu nosaukumi un detalizēta informācija par esošajiem abonementiem;
• Kursu un grupu informācija, grupu nodarbību grafiks;
• Individuālo studentu nodarbību grafiks;
• Finanšu dati – abonementi, atlikušās nodarbības/līdzekļi, parādi u.c.;
• Sadaļas “Klientu piesaiste un noturēšana” dati – potenciālo klientu kontaktinformācija, pārdošanas piltuvju nosaukumi utt.

Skaidra datu organizācija atvieglos to integrāciju Voopty sistēmā.

Mūsu ieteikums – sagatavošanās posmā norīkot atbildīgo administratoru vai menedžeri, kurš kontrolēs visus posmus, labi izprot jūsu uzņēmuma struktūru, ātri apgūs pamata tehniskās prasmes un vēlāk palīdzēs visai komandai pārejā uz CRM sistēmu.

Plānojiet pakāpenisku pāreju uz ERP sistēmu. To var sadalīt šādi:

• Testa palaišana – neliela datu apjoma konfigurācija un sistēmas darbības pārbaude;
• Galvenā palaišana – visu nepieciešamo datu pārsūtīšana uz sistēmu;
• Komandas apmācība – skolotāju un administratoru apmācību organizēšana.

Iespējas, kas atvieglos un paātrinās pāreju uz Voopty CRM sistēmu.

Iesakām iepazīties ar Voopty YouTube kanālu. Īpašu uzmanību pievērsiet videoklipiem par grafika iestatīšanu, automātiskiem paziņojumiem un finanšu moduļiem.

Mūsu speciālisti var organizēt sistēmas demonstrāciju Google Meet, izvēloties jebkuru jums ērtu dienu un laiku, lai vizuāli parādītu, kā sistēma darbojas un iepazīstinātu jūs ar galvenajām sadaļām.

Voopty tehniskais atbalsts ir pieejams Telegram. Jūs varat sazināties ar saviem jautājumiem no pirmdienas līdz piektdienai no 9:00 līdz 18:00 pēc Kijivas laika. Tas ievērojami atvieglos pārejas procesu un sistēmas konfigurēšanu.

Turklāt, ja iepriekš apmaksāsiet 3 mēnešu sistēmas lietošanu, Voopty speciālisti pielāgos jūsu kontu “pilnībā gatavu darbam” atbilstoši jūsu izglītības iestādes vajadzībām. Tas vēl vairāk ietaupīs jūsu laiku un ļaus ātrāk sākt darbu.

Mūsdienu pasaulē efektīva laika pārvaldība ir nepieciešamība. Tā ir zināma aksioma vadītāju un direktoru vidū, kuri cenšas ietaupīt pēc iespējas vairāk laika un pūļu, vienlaikus automatizējot visus svarīgos procesus vislabākajā veidā. Mācību centriem un tiešsaistes skolām automātiskie atgādinājumi un paziņojumi ir kļuvuši par neaizvietojamu rīku. Tieši tāpēc Voopty CRM sistēma ļauj ievērojami uzlabot skolotāju, administratoru un studentu darba efektivitāti.

Voopty ir vairāk nekā tikai CRM uzņēmuma vadībai. Tā ir specializēta CRM/ERP sistēma, kas izstrādāta īpaši izglītības iestāžu vajadzībām. Tā palīdz efektīvi kontrolēt visus procesus, tostarp pateicoties automātisko atgādinājumu un paziņojumu funkcijai.

Soli pa solim instrukcija automātisko atgādinājumu un paziņojumu iestatīšanai Voopty CRM sistēmā:

1. Pieslēdzieties Voopty platformai ar savu lietotājvārdu un paroli. Ja esat jauns lietotājs – reģistrējieties.
2. Dodieties uz CRM sistēmas sadaļu “Paziņojumi”. To atradīsiet galvenajā izvēlnē kreisajā pusē, nospiežot uz trim horizontālajām līnijām.
3. Sadaļā “Paziņojumi” ir divas apakšnodaļas – “Izsūtīšana” un “Atgādinājumi”.
4. Izvēloties vienu no apakšnodaļām, varēsiet iepazīties ar visām iespējām un noteikt, kuri paziņojumi ir nepieciešami konkrētajā situācijā:
   • Izsūtīšana – šī apakšnodaļa ļauj izveidot un automatizēt masveida paziņojumus studentiem vai viņu vecākiem. Varat paziņot par svarīgiem notikumiem izglītības iestādē vai, piemēram, skolas brīvdienām svētku periodā. To var konfigurēt gan studentiem no sadaļas “Mani klienti”, gan potenciālajiem klientiem no sadaļas “Klientu piesaiste un noturēšana”. Lai iegūtu labāku izpratni, skatieties mūsu YouTube kanāla video par izsūtīšanu.
   • Atgādinājumi – šī apakšnodaļa ir īpaši izstrādāta personīgo atgādinājumu iestatīšanai. Jūs varat iestatīt trigerus automātiskajiem ziņojumiem atkarībā no vajadzībām, piemēram:
     • Atgādinājums par gaidāmajām nodarbībāmAtgādinājums par parādiemAtgādinājums par abonementa termiņa beigām
     Atgādinājumus var konfigurēt gan skolotājiem, gan studentiem, izvēloties laiku, kad paziņojumam jānonāk pie adresāta – no 1 līdz 24 stundām pirms notikuma. Vairāk informācijas par iestatīšanu pieejama YouTube video par atgādinājumiem.

Voopty CRM sistēmā var izvēlēties dažādus kanālus atgādinājumu nosūtīšanai:

• E-pasts
• Telegram/Viber bots

Tas ir atkarīgs no tā, kāda informācija ir ievadīta skolotāja vai klienta kartītē – e-pasta adrese vai tālruņa numurs (ja adresāts ir abonējis jūsu iestādes čatbotu).

Pēc iestatīšanas pabeigšanas un tās pareizības pārbaudes – aktivizējiet funkciju un pārbaudiet to.

📌 Ieteikums: nosūtiet testa paziņojumu, lai pārliecinātos, ka viss darbojas pareizi.

Automātisko atgādinājumu un izsūtīšanas priekšrocības:

• Uzlabota studentu disciplīna – regulārie atgādinājumi par nodarbībām un uzdevumiem palīdz studentiem būt organizētākiem un izvairīties no kavējumiem.
• Efektīvāks skolotāju un administratoru darbs – pateicoties rutīnas procesu automatizācijai, darbinieki var koncentrēties uz svarīgākiem uzdevumiem.
• Labāka komunikācija – vairāku kanālu paziņojumi nodrošina, ka informācija noteikti sasniedz adresātus – vai nu caur e-pastu, vai ziņu čatbotā.
• Pilnīga integrācija ar citiem moduļiem – Voopty sinhronizē paziņojumus ar grafiku, finanšu datiem un uzdevumiem, nodrošinot sistēmas nevainojamu darbību.

Automātisko atgādinājumu un paziņojumu izmantošana ERP Voopty sistēmā palīdz:

✅ Uzlabot studentu disciplīnu
✅ Optimizēt skolotāju un administratoru rutīnas darbu
✅ Uzlabot komunikāciju starp visiem mācību procesa dalībniekiem

Pateicoties grafika, finanšu moduļu un uzdevumu integrācijai, Voopty nodrošina pilnīgu kontroli pār visiem procesiem.

CRM sistēmas ir kļuvušas par neatņemamu mūsdienu uzņēmumu sastāvdaļu.

To galvenais mērķis — organizēt darbu ar klientiem, optimizēt iekšējos procesus un palielināt komandas darba efektivitāti, jo darbinieku komforts ir ļoti svarīgs biznesa attīstībai.

Voopty CRM — ērts, elastīgs un funkcionāls rīks, kas ideāli piemērots mazajiem un vidējiem uzņēmumiem.

Kāpēc tieši Voopty ir ideāla sistēma komandai?

Ērtums un intuitīva lietošana.

Voopty ir veidots tā, lai lietotāji ātri orientētos saskarnē, pat ja iepriekš nav strādājuši ar CRM sistēmām. Vienkārša lietošana samazina darbinieku pielāgošanās laiku.

Elastīgi iestatījumi.

Sistēma ļauj pielāgot funkcionalitāti atbilstoši jūsu biznesa specifikai. Jūs varat pievienot jaunus laukus, izveidot automatizācijas procesus, kas atbilst jūsu vajadzībām, un integrēt sistēmu ar citām platformām, piemēram, telefoniju Binotel, maksājumu sistēmām WayForPay, LiqPay un Stripe.

Voopty atbalsts.

Voopty nodrošina kvalitatīvu klientu atbalstu caur Telegram un video tikšanās Google Meet platformā. Tas ļauj ātri un efektīvi atrisināt jebkādus jautājumus un nodrošināt veiksmīgu sistēmas ieviešanu.

Kā pareizi sagatavot komandu darbam ar Voopty?

Uzņēmuma vajadzību novērtēšana.

Pirms Voopty ieviešanas ir svarīgi saprast, kādus uzdevumus CRM sistēmai jārisina. Piemēram, tas var būt gan klientu datubāzes pārvaldība, gan atskaišu automatizācija. Šīs un daudzas citas vajadzības Voopty nodrošina ar savu plašo funkcionalitāti.

Darbinieku apmācība. Voopty CRM komanda piedāvā vairākus atbalsta variantus:

✅ Atbalsta čats Telegram: Ja rodas jautājumi, Voopty komanda operatīvi atbildēs Telegram čatā, palīdzēs iestatīt kontu un izskaidros CRM sistēmas darbības principus.

✅ Video tikšanās Google Meet: Ja komandai nepieciešams detalizēts vizuālais skaidrojums, Voopty speciālisti organizēs tikšanos, kur soli pa solim parādīs, kā izmantot CRM sistēmu.

✅ Mācību video YouTube: Voopty YouTube kanāls piedāvā video instrukcijas par sistēmas iestatījumiem, kā arī atbildes uz populārākajiem klientu jautājumiem.

Ieviešanas posms.

Mēs iesakām izveidot Voopty kontu un izmantot 14 dienu bezmaksas testa periodu, lai pielāgotu sistēmu atbilstoši jūsu biznesa vajadzībām kopā ar komandu. Tas palīdzēs identificēt neskaidrības sistēmas lietošanā un veikt nepieciešamos pielāgojumus jau sākotnējā lietošanas posmā.

Voopty CRM ir lieliska izvēle.