Autorius: Vlad

Perėjimas prie ERP sistemos Voopty gali žymiai supaprastinti mokymo įstaigos ar internetinės mokyklos valdymą. Tačiau norint sėkmingai įdiegti sistemą, svarbu kruopščiai pasiruošti. Aiškiai nustatyti veiksmai ir tvarkingi duomenys padės išvengti galimų sunkumų ir užtikrins sklandų perėjimą.

Voopty – tai specializuota sistema mokymo įstaigoms, kuri apjungia automatizavimo, studentų valdymo ir finansines funkcijas. Šiame kontroliniame sąraše pateikti pagrindiniai aspektai, į kuriuos reikėtų atsižvelgti, kad sistemos nustatymas ir paleidimas būtų kuo efektyvesnis ir patogesnis.

Pasiruošimo žingsniai pereinant prie Voopty CRM sistemos:

Verslo poreikių įvertinimas.
Prieš diegdami ERP Voopty, išanalizuokite savo mokymo įstaigos poreikius. Šiame etape turite nustatyti:

• Pagrindinius procesus, kuriems reikalinga automatizacija;
• Studentų, mokytojų ir administratorių, kurie naudosis sistema, skaičių;
• Jūsų tvarkaraščio, finansinių operacijų ir komunikacijos ypatumus.

Susipažinimas su Voopty CRM sistemos funkcionalumu.

Pagrindinės informacijos paruošimas.
Informacija, pagal kurią bus sukurtas jūsų Voopty profilis, apima:

• Aktyvių studentų sąrašą su jų kontaktine informacija;
• Mokytojų, administratorių ir mokyklos bendrasavininkių duomenis;
• Pamokų tipų pavadinimus ir išsamią informaciją apie esamus abonementus;
• Kursų ir grupių informaciją, grupinių pamokų tvarkaraštį;
• Individualių mokinių pamokų tvarkaraštį;
• Finansinius duomenis – abonementus, likusias pamokas/lėšas, skolas ir kt.;
• „Klientų pritraukimo ir išlaikymo“ skilties informaciją – potencialių klientų kontaktinius duomenis, pardavimo piltuvų pavadinimus ir kt.

Aiškiai organizuoti duomenys palengvins jų integraciją į Voopty sistemą.

Mūsų rekomendacija – pasiruošimo etape paskirti atsakingą administratorių ar vadybininką, kuris valdys kiekvieną žingsnį, gerai supranta jūsų verslo struktūrą, greitai įgis pagrindinius techninius įgūdžius ir vėliau padės visai komandai pereiti prie CRM sistemos.

Planuokite laipsnišką perėjimą prie ERP sistemos. Ją galima suskirstyti taip:

• Bandomasis paleidimas – nedidelės duomenų dalies konfigūravimas ir sistemos veikimo testavimas;
• Pagrindinis paleidimas – visų būtinų duomenų perkėlimas į sistemą;
• Komandos mokymai – mokytojų ir administratorių mokymų organizavimas.

Galimybės, kurios palengvins ir pagreitins perėjimą prie Voopty CRM sistemos.

Rekomenduojame susipažinti su Voopty YouTube kanalu. Ypač atkreipkite dėmesį į vaizdo įrašus apie tvarkaraščio nustatymus, automatinius pranešimus ir finansinius modulius.

Mūsų specialistai gali organizuoti sistemos demonstraciją per Google Meet, pasirinkdami bet kurią jums patogią dieną ir laiką, kad praktiškai parodytų, kaip veikia sistema, ir supažindintų jus su pagrindinėmis skiltimis.

Voopty techninis palaikymas pasiekiamas per Telegram. Galite kreiptis su savo klausimais nuo pirmadienio iki penktadienio nuo 9:00 iki 18:00 (Kyjivo laiku). Tai labai palengvins perėjimo procesą ir sistemos konfigūravimą.

Be to, jei iš anksto apmokėsite 3 mėnesių sistemos naudojimą, Voopty specialistai sukonfigūruos jūsų paskyrą „pilnai paruoštą darbui“ pagal jūsų mokymo įstaigos poreikius. Tai dar labiau sutaupys jūsų laiką ir leis greičiau pradėti darbą.

Šiuolaikiniame pasaulyje efektyvus laiko valdymas yra būtinybė. Tai tam tikra aksioma vadovų ir direktorių tarpe, kurie siekia kuo daugiau sutaupyti laiko ir pastangų, tuo pačiu metu automatizuodami visus svarbius procesus geriausiu įmanomu būdu. Mokymo centrai ir internetinės mokyklos automatinius priminimus ir pranešimus pavertė nepakeičiamu įrankiu. Būtent todėl Voopty CRM sistema leidžia žymiai padidinti mokytojų, administratorių ir mokinių darbo efektyvumą.

Voopty yra daugiau nei tik CRM verslo valdymui. Tai specializuota CRM/ERP sistema, sukurta specialiai švietimo įstaigų poreikiams. Ji padeda efektyviai kontroliuoti visus procesus, įskaitant automatinių priminimų ir pranešimų funkciją.

Žingsnis po žingsnio instrukcija, kaip nustatyti automatinius priminimus ir pranešimus Voopty CRM sistemoje:

1. Prisijunkite prie Voopty platformos naudodami savo prisijungimo vardą ir slaptažodį. Jei esate naujas vartotojas – užsiregistruokite.
2. Eikite į CRM sistemos skyrių „Pranešimai“. Jį rasite pagrindiniame meniu kairėje pusėje, paspaudę ant trijų horizontalių linijų.
3. Skiltyje „Pranešimai“ yra dvi poskiltys – „Siuntimai“ ir „Priminimai“.
4. Pasirinkę vieną iš poskyrių, galėsite susipažinti su visomis galimybėmis ir nustatyti, kokių pranešimų reikia konkrečioje situacijoje:
   • Siuntimai – ši poskiltis leidžia kurti ir automatizuoti masinius pranešimus mokiniams ar jų tėvams. Galite pranešti apie svarbius įvykius švietimo įstaigoje arba, pavyzdžiui, mokyklos atostogas švenčių laikotarpiu. Tai galima nustatyti tiek mokiniams iš skilties „Mano klientai“, tiek potencialiems klientams iš skilties „Klientų pritraukimas ir išlaikymas“. Norėdami geriau suprasti, peržiūrėkite mūsų „YouTube“ kanalo vaizdo įrašą apie siuntimus.
   • Priminimai – ši poskiltis yra skirta asmeninių priminimų nustatymui. Galite nustatyti trigerius automatiniams pranešimams pagal poreikį, pavyzdžiui:
     • Priminimas apie artėjančias pamokasPriminimas apie įsiskolinimusPriminimas apie pasibaigiantį abonementą
     Priminimus galima nustatyti tiek mokytojams, tiek mokiniams, pasirinkus laiką, kada pranešimas turėtų pasiekti adresatą – nuo 1 iki 24 valandų prieš įvykį. Daugiau informacijos apie nustatymus rasite „YouTube“ vaizdo įraše apie priminimus.

Voopty CRM sistemoje galima pasirinkti skirtingus kanalus priminimų siuntimui:

• El. paštas
• Telegram/Viber botas

Tai priklauso nuo to, kokia informacija įvesta į mokytojo ar kliento kortelę – el. pašto adresas arba telefono numeris (jei adresatas yra prenumeravęs jūsų įstaigos pokalbių botą).

Baigus nustatymus ir patikrinus jų teisingumą – aktyvuokite funkciją ir išbandykite ją.

📌 Rekomendacija: išsiųskite bandomąjį pranešimą, kad įsitikintumėte, jog viskas veikia tinkamai.

Automatinių priminimų ir siuntimų privalumai:

• Pagerinta mokinių disciplina – reguliarūs priminimai apie pamokas ir užduotis padeda mokiniams būti organizuotesniems ir išvengti praleidimų.
• Efektyvesnis mokytojų ir administratorių darbas – automatizavus pasikartojančius procesus, darbuotojai gali susitelkti į svarbesnes užduotis.
• Geresnė komunikacija – daugiakanaliai pranešimai užtikrina, kad informacija tikrai pasieks adresatus – tiek el. paštu, tiek žinute pokalbių bote.
• Pilna integracija su kitais moduliais – Voopty sinchronizuoja pranešimus su tvarkaraščiu, finansiniais duomenimis ir užduotimis, užtikrindama sklandų sistemos veikimą.

Automatinių priminimų ir pranešimų naudojimas Voopty ERP sistemoje padeda:

✅ Pagerinti mokinių discipliną
✅ Optimizuoti mokytojų ir administratorių kasdienius darbus
✅ Gerinti komunikaciją tarp visų mokymo proceso dalyvių

Dėl tvarkaraščio, finansinių modulių ir užduočių integracijos, Voopty užtikrina visišką visų procesų kontrolę.

CRM sistemos tapo neatsiejama šiuolaikinių įmonių dalimi.

Jų pagrindinis tikslas – organizuoti darbą su klientais, optimizuoti vidinius procesus ir padidinti komandos darbo efektyvumą, nes darbuotojų patogumas yra labai svarbus verslo plėtrai.

Voopty CRM – patogus, lankstus ir funkcionalus įrankis, idealiai tinkantis mažoms ir vidutinėms įmonėms.

Kodėl Voopty yra ideali sistema komandai?

Patogumas ir intuityvumas.

Voopty sukurta taip, kad naudotojai greitai orientuotųsi sąsajoje, net jei anksčiau nėra dirbę su CRM sistemomis. Paprasta naudoti platforma sumažina darbuotojų prisitaikymo laiką.

Lankstūs nustatymai.

Sistema leidžia pritaikyti funkcionalumą pagal jūsų verslo specifiką. Galite pridėti naujus laukus, kurti jūsų poreikiams pritaikytas automatizacijas ir integruoti sistemą su kitomis platformomis, pavyzdžiui, telefonija Binotel, mokėjimo sistemomis WayForPay, LiqPay ir Stripe.

Voopty palaikymas.

Voopty teikia kokybišką klientų aptarnavimą per Telegram ir vaizdo susitikimus Google Meet platformoje. Tai leidžia greitai ir efektyviai išspręsti visus klausimus ir užtikrinti sklandų sistemos įdiegimą.

Kaip tinkamai paruošti komandą darbui su Voopty?

Verslo poreikių įvertinimas.

Prieš įdiegiant Voopty, svarbu suprasti, kokias užduotis CRM sistema turi atlikti. Pavyzdžiui, tai gali būti tiek klientų duomenų bazės valdymas, tiek ataskaitų automatizavimas. Šias ir daugelį kitų funkcijų Voopty užtikrina dėl savo plataus funkcionalumo.

Darbuotojų mokymai. Voopty CRM komanda siūlo kelis pagalbos variantus:

✅ Palaikymo pokalbis Telegram: Jei turite klausimų, Voopty komanda operatyviai atsakys Telegram pokalbyje, padės sukurti paskyrą ir paaiškins CRM sistemos veikimo principus.

✅ Vaizdo susitikimai Google Meet: Jei komandai reikia detalaus vizualinio paaiškinimo, Voopty specialistai suorganizuos susitikimą, kurio metu žingsnis po žingsnio parodys, kaip naudotis CRM sistema.

✅ Mokomieji vaizdo įrašai YouTube: Voopty YouTube kanalas siūlo vaizdo instrukcijas apie sistemos nustatymus, taip pat atsakymus į populiariausius klientų klausimus.

Įdiegimo etapas.

Rekomenduojame sukurti Voopty paskyrą ir pasinaudoti 14 dienų nemokamu bandomuoju laikotarpiu, kad kartu su komanda pritaikytumėte sistemą pagal savo verslo poreikius. Tai padės nustatyti neaiškumus sistemos naudojime ir atlikti būtinus pakeitimus jau pradiniame naudojimo etape.

Voopty CRM yra puikus pasirinkimas.