Autor: Vlad

Üleminek ERP-süsteemile Voopty võib oluliselt lihtsustada haridusasutuse või veebikooli haldamist. Kuid edukaks juurutamiseks on oluline hoolikas ettevalmistus. Selge tegevuskava ja andmete korrastamine aitab vältida võimalikke raskusi ning tagada sujuva ülemineku.

Voopty on spetsialiseeritud süsteem haridusasutustele, mis integreerib automatiseerimise, õpilaste haldamise ja finantsfunktsioonid. Selles kontrollnimekirjas on välja toodud põhiaspektid, mida tuleb arvesse võtta, et süsteemi seadistamine ja käivitamine oleks võimalikult tõhus ja mugav.

Sammud Voopty CRM-süsteemile üleminekuks:

Ettevõtte vajaduste hindamine.
Enne ERP Voopty kasutuselevõttu analüüsige oma haridusasutuse vajadusi. Selles etapis tuleks määratleda:

• Peamised protsessid, mis vajavad automatiseerimist;
• Õpilaste, õpetajate ja administraatorite arv, kes hakkavad süsteemi kasutama;
• Teie tunniplaani, finantsprotsesside ja suhtluskanalite eripärad.

Tutvumine Voopty CRM-süsteemi funktsioonidega.

Põhiteabe ettevalmistamine.
Teave, mille alusel luuakse teie Voopty konto, hõlmab järgmist:

• Aktiivsete õpilaste nimekiri koos kontaktandmetega;
• Õpetajate, administraatorite ja kooli kaasomanike andmed;
• Õppetüüpide nimed ja olemasolevate abonementide üksikasjalik kirjeldus;
• Kursuste ja gruppide info, rühmatundide tunniplaan;
• Individuaalõpilaste tunniplaan;
• Finantsandmed – abonemendid, tundide/rahajääk, võlgnevused jne;
• Jaotis „Kliendivärbamine ja hoidmine“ – potentsiaalsete klientide kontaktandmed, müügilehtrite nimetused jne.

Selge andmete korraldus hõlbustab nende integreerimist Voopty süsteemi.

Meie soovitus – määrake ülemineku ettevalmistusetapis vastutav administraator või haldur, kes juhib kõiki etappe, mõistab teie ettevõtte struktuuri, omandab kiiresti tehnilised oskused ning toetab kogu meeskonda CRM-süsteemile üleminekul.

Planeerige järkjärguline üleminek ERP-süsteemile. Selle võib jagada järgmiselt:

• Testkasutus – väikese andmemahu seadistamine ja süsteemi töö testimine;
• Põhikäivitus – kõigi vajalike andmete sisestamine süsteemi;
• Meeskonnakoolitus – õpetajate ja administraatorite koolitusprogrammi korraldamine.

Võimalused, mis lihtsustavad ja kiirendavad Voopty CRM kasutuselevõttu.

Soovitame tutvuda Voopty YouTube’i kanaliga. Eriti tasub tähelepanu pöörata videotele, mis käsitlevad tunniplaani seadistamist, automaatseid teavitusi ja finantsmooduleid.

Meie spetsialistid võivad korraldada süsteemi demonstratsiooni Google Meetis teile sobival päeval ja kellaajal, et näidata süsteemi toimimist ja tutvustada selle põhifunktsioone.

Voopty tehniline tugi on saadaval Telegramis. Võite oma küsimustega pöörduda esmaspäevast reedeni kell 9:00–18:00 (Kiievi aeg). See hõlbustab oluliselt üleminekuprotsessi ja süsteemi seadistamist.

Samuti, kui tasute 3-kuulise kasutusperioodi eest ette, konfigureerivad Voopty spetsialistid teie konto „võtmed kätte“ vastavalt teie haridusasutuse vajadustele. See säästab veelgi rohkem aega ja võimaldab kiiremini tööle asuda.

Tänapäeva maailmas on tõhus ajajuhtimine – see on hädavajalik. See on kindel aksioom juhtide ja direktorite seas, kes püüavad võimalikult palju säästa aega ja vaeva, automatiseerides samal ajal kõik olulised protsessid parimal viisil. Õppekeskuste ja veebikoolide jaoks on automaatsed meeldetuletused ja teavitused muutunud asendamatuks tööriistaks. Just seetõttu saab Voopty CRM-süsteemi abil märkimisväärselt tõsta õpetajate, administraatorite ja õpilaste töö efektiivsust.

Voopty on rohkem kui lihtsalt CRM ärijuhtimiseks. See on spetsialiseeritud CRM/ERP-süsteem, mis on loodud spetsiaalselt haridusasutuste vajadusi silmas pidades. See aitab tõhusalt kontrollida kõiki protsesse, sealhulgas tänu automaatsete meeldetuletuste ja teavituste funktsioonidele.

Samm-sammuline juhend, kuidas seadistada automaatseid meeldetuletusi ja teavitusi CRM-süsteemis Voopty:

1. Minge Voopty platvormile ja logige sisse oma kasutajanime ja parooliga. Kui olete uus kasutaja – registreeruge.
2. Minge CRM-süsteemi jaotisse „Teavitused“. Selle jaotise leiate peamenüüst vasakul, kui klõpsate kolmele horisontaalsele joonele.
3. Jaotises „Teavitused“ on teil võimalus kasutada kahte alajaotust – „Kampaaniad“ ja „Meeldetuletused“.
4. Kui olete valinud ühe alajaotustest, saate tutvuda kõigi võimalustega ja määrata, milliseid teavitusi on konkreetses olukorras vaja:
   • Kampaaniad – see alajaotus võimaldab luua ja automatiseerida massilisi teavitusi õpilastele või nende vanematele. Võite teavitada tähtsatest sündmustest õppeasutuses või näiteks koolivaheaegadest pühadeperioodil. Seda saab seadistada nii õpilastele jaotisest „Minu kliendid“ kui ka potentsiaalsetele klientidele jaotisest „Kliendivärbamine ja hoidmine“. Täiendava selgituse saamiseks vaadake meie YouTube’i kanali videot kampaaniate kohta.
   • Meeldetuletused – see alajaotus on spetsiaalselt loodud personaalsete meeldetuletuste seadistamiseks. Võite määrata käivitajad automaatsetele teavitustele vastavalt vajadusele, näiteks:
     • Meeldetuletused eelseisvate tundide kohtaMeeldetuletused võlgnevuse kohtaMeeldetuletused kehtiva abonemendi lõppemise kohta
     Meeldetuletusi saab seadistada nii õpetajatele kui ka õpilastele, määrates aja, millal see teavitus peab adressaadile saabuma – 1 kuni 24 tundi enne sündmust. Rohkem infot seadistamise kohta leiate meeldetuletuste videoõpetusest.

Voopty CRM-süsteemis saab valida erinevaid teavituste saatmise kanaleid:

• E-post
• Telegram/Viber bot

See sõltub sellest, milline kontaktinfo on sisestatud õpetaja või kliendi kaardile – kas e-posti aadress või telefoninumber (eeldusel, et adressaat on tellinud õppeasutuse chatboti).

Kui seadistamine on lõpetatud ja selle õigsus on kontrollitud – aktiveerige funktsioon ja testige see läbi.

📌 Soovitus: saatke testteavitus, et veenduda, et kõik töötab korrektselt.

Automaatsete meeldetuletuste ja kampaaniate eelised:

• Parandab õpilaste distsipliini – regulaarsed meeldetuletused tundide ja ülesannete kohta aitavad õpilastel olla organiseeritumad ja vältida puudumisi.
• Tõhustab õpetajate ja administraatorite tööd – rutiinsete protsesside automatiseerimise kaudu saavad töötajad keskenduda olulisematele ülesannetele.
• Parem suhtlus – mitme kanaliga teavitused tagavad, et sõnumid jõuavad adressaatideni – olgu see e-kiri või sõnum chatbotis.
• Täielik integreerimine teiste moodulitega – Voopty sünkroonib teavitused tunniplaani, finantsandmete ja ülesannetega, tagades süsteemi sujuva toimimise.

Automaatsete meeldetuletuste ja teavituste kasutamine ERP Voopty süsteemis aitab:

✅ Parandada õpilaste distsipliini
✅ Optimeerida õpetajate ja administraatorite rutiinset tööd
✅ Tõhustada suhtlust kõigi õppeprotsessi osaliste vahel

Tänu ajagraafiku, finantsmoodulite ja ülesannete integreerimisele tagab Voopty täieliku kontrolli kõigi protsesside üle.

CRM-süsteemid on muutunud tänapäeva ettevõtete lahutamatuks osaks.

Nende peamine eesmärk — korraldada klienditööd, optimeerida sisemisi protsesse ning suurendada meeskonna töö efektiivsust, sest töötajate mugavus on väga oluline äri edendamiseks.

Voopty CRM — mugav, paindlik ja funktsionaalne tööriist, mis sobib ideaalselt väikesele ja keskmise suurusega ettevõttele.

Miks just Voopty on ideaalne süsteem meeskonnale?

Mugavus ja intuitiivsus.

Voopty on loodud nii, et kasutajad saaksid kiiresti orienteeruda liideses isegi siis, kui nad pole varem CRM-süsteemidega töötanud. Lihtne kasutus vähendab töötajate kohanemisaega.

Paindlikud seadistused.

Süsteem võimaldab kohandada funktsioone vastavalt teie äritegevuse spetsiifikale. Võite lisada uusi välju, luua teile sobivaid automatiseerimisi ning integreerida süsteemi teiste teenustega. Näiteks telefoniside Binotel, maksesüsteemid WayForPay, LiqPay ja Stripe.

Voopty tugi.

Voopty tagab kvaliteetse klienditoe Telegrami kaudu ja videokohtumiste kaudu Google Meetis. See võimaldab kiiresti ja tõhusalt lahendada kõik küsimused ning tagada süsteemi efektiivne juurutamine.

Kuidas õigesti valmistada meeskond ette Voopty kasutamiseks?

Ettevõtte vajaduste hindamine.

Enne Voopty kasutuselevõttu on oluline mõista, milliseid ülesandeid CRM-süsteem peab täitma. Näiteks võib see olla nii kliendibaasi haldamine kui ka aruandluse automatiseerimine. Neid ja paljusid teisi vajadusi Voopty katab oma laia funktsionaalsusega.

Töötajate koolitus. Voopty CRM-i meeskond pakub mitmeid abivõimalusi:

✅ Toetav vestlus Telegramis: Kui teil tekivad küsimused, vastab Voopty meeskond kiiresti Telegrami vestluses, aitab konto seadistamisel ja selgitab Voopty tööpõhimõtteid.

✅ Videokohtumised Google Meetis: Kui meeskond vajab põhjalikku visuaalset selgitust, korraldavad Voopty spetsialistid kohtumise, kus samm-sammult näidatakse, kuidas CRM-süsteemi kasutada.

✅ Õppevideod YouTube’is: Voopty YouTube’i kanal pakub videoinstruktsioone seadistamiseks, samuti vastuseid kõige populaarsematele kliendiküsimustele.

Juurutamise etapp.

Soovitame luua Voopty konto ja kasutada 14-päevast tasuta testiperioodi, et seadistada süsteem vastavalt teie äritegevuse vajadustele koos oma meeskonnaga. See aitab tuvastada puudujäägid süsteemi mõistmises ja teha vajalikke kohandusi juba kasutamise algfaasis.

Voopty CRM on suurepärane valik.