Чому навчальні заклади переходять з Excel на CRM Voopty
Багато невеликих освітніх закладів, таких як навчальні центри та онлайн-школи, використовують Excel для управління навчальним процесом. Це здається зручним на перших етапах, але з часом виникають труднощі: кількість студентів збільшується, розклади ускладнюються, а фінансові операції потребують більше уваги. У таких умовах таблиці перестають бути ефективним інструментом.
Сучасна CRM-система Voopty, пропонує більш гнучкі та автоматизовані рішення. Вони не тільки зберігають усі дані в одному місці, але й дозволяють автоматизувати рутинні процеси, значно полегшуючи адміністрування навчального закладу.
Чому Excel перестає бути ефективним для навчальних закладів?
На перший погляд, таблиці Excel здаються зручним інструментом для управління студентами, платежами та розкладом занять. Вони універсальні, доступні та добре знайомі більшості користувачів. Проте з ростом навчального закладу їх недоліки стають дедалі помітнішими.
1. Excel не автоматизує процеси
Усі дії в таблицях виконуються вручну:
✅ Додавання студентів
✅ Створення та коригування розкладу
✅ Виставлення платежів та контроль заборгованостей
✅ Ведення фінансового обліку
Кожна з цих задач потребує багато часу, а будь-які зміни доводиться оновлювати вручну. Якщо адміністратор припуститься помилки (наприклад, пропустить оновлення даних або внесе неточність у формулу), це може призвести до збоїв у роботі всього навчального закладу.
2. Високий ризик втрати даних
Таблиці Excel зберігаються локально або в хмарних сервісах, але не мають захисту від людського фактору:
❌ Дані можуть випадково видалити або перезаписати
❌ Втрата файлу може означати втрату всієї інформації
❌ Важко контролювати доступ різних користувачів
Це особливо критично, якщо в навчальному закладі працює кілька адміністраторів, і кожен оновлює свої версії документів окремо.
3. Excel не інтегрується з іншими сервісами
Сучасне навчання передбачає використання багатьох цифрових інструментів:
📌 Онлайн-платформи для навчання
📌 Платіжні системи
📌 Системи телефонії
Excel не може обмінюватися даними з іншими сервісами автоматично, тому адміністраторам доводиться витрачати багато часу на ручний перенос інформації. Це збільшує ризик помилок та ускладнює аналітику.
4. Ускладнений аналіз даних
Якщо у вас багато студентів і викладачів, відстеження успішності та фінансів в Excel перетворюється на складний процес.
Щоб зробити аналітику, потрібно:
- Використовувати складні формули
- Створювати зведені таблиці
- Постійно оновлювати дані вручну
Це потребує додаткових навичок та знань, а будь-яка помилка у формулі може призвести до невірних висновків.
5. Відсутність автоматичних нагадувань
Якщо студент не оплатив заняття або пропустив дедлайн, Excel не зможе нагадати про це автоматично.
Адміністратор повинен самостійно:
- Перевіряти всі платежі
- Надсилати студентам повідомлення
- Вручну відстежувати розклад
Це займає занадто багато часу і часто призводить до пропущених платежів та плутанини у розкладі.
Чим CRM Voopty краща за Excel?
1. Усі дані в одному місці
Voopty об’єднує всю інформацію про студентів, викладачів, фінанси, домашні завдання та розклад в єдиній системі. Це означає, що більше не потрібно перемикатися між різними файлами та шукати потрібну інформацію вручну.
2. Повна автоматизація
Voopty самостійно: формує розклад та повідомляє студентів про зміни, генерує рахунки та нагадує про платежі, відстежує успішність та формує звіти
Це дозволяє адміністраторам та викладачам зосередитися на якісному навчанні, а не на рутинних процесах.
3. Легка інтеграція з іншими сервісами
Voopty підтримує автоматичне підключення до платіжних систем (Stripe, WayForPay, LiqPay), систем телефонії (Binotel)
4. Автоматизована робота з домашніми завданнями
Викладачі можуть задавати та перевіряти домашні завдання безпосередньо через Voopty, що полегшує взаємодію зі студентами та підвищує ефективність навчального процесу.
5. Потужна аналітика
Voopty автоматично аналізує дані та формує зрозумілі звіти:
- Про фінанси (надходження, витрати, заборгованості)
- Про успішність студентів (оцінки, відвідуваність, прогрес)
- Про ефективність викладачів
Адміністратори отримують чітку картину стану навчального процесу і можуть приймати обґрунтовані рішення.
6. Технічна підтримка та адаптація
Команда Voopty готова допомогти користувачам на всіх етапах роботи. Якщо потрібно додати нову функцію, розробники можуть адаптувати CRM під специфічні потреби навчального закладу.